PARA QUE SIRVE UNA CONSULTORIA

Veamos primero que es un consultor: (del latín consultus que significa "asesoramiento") es un profesional que provee de consejo experto en un dominio particular o área de experiencia, sea contabilidad, tecnología, ley, recursos humanos, ventas, medicina, finanzas, relaciones públicas, comunicación u otros.

La principal función de un Consultor es asesorar en las cuestiones sobre las que posee un conocimiento especializado. Los consultores también poseen una especialización dentro de su actividad, ejemplo de esto es un Consultor contable, con un nivel de especialización mayor en los aspectos relacionados con la contabilidad o economía en una empresa a diferencia de un consultor comercial, que a veces pueden poseer un conocimiento general pero no necesariamente profundo en algunas áreas. (Tomado de Wikipedia)

Lo que da a entender es que los consultores resultan ser los médicos de las empresas, el consultor de empresas suele ser un generalista (Todoterreno), en el sentido de tocar diversos temas, más porque están muy interrelacionados que por conocimiento superficial en el estricto sentido de la palabra. El consultor se ve obligado a saber de cosas distintas como el profesional de medicina general sabe de muchas enfermedades y dolencias. El consultor profesional, no el amateur, debe estar al día en mil cuestiones fiscales, económicas, financieras, laborales, mercantiles o técnicas diversas. Luego ha de estudiar y retroalimentarse continuamente.

El consultor de empresas adquiere un bagaje de conocimientos, el cual optiene por el amplio contacto con diversas empresas de diferentes sectores, al igual el sortear diversas situaciones en diferentes campos. Teniendo en cuenta que si bien la razón social de las empresas es muy diversa sus estructuras organizacionales son muy semejantes, por lo tanto el consultor se convierte en un transmisor de conocimientos y de tecnología. (Cabe anotar que tecnología no solo está relacionada con la adquisición e implementación de una serie de artilugios tecnológicos, la tecnología también se da en el sentido de la mejora de procesos, procedimientos, estructuras organizacionales, etc)

También se puede considerar al consultor como el “padrino” de las empresas ya que les ayuda en su creación, crecimiento y consolidación, por medio de aporte de ideas, de conocimientos en áreas administrativas, operativas y técnicas, por medio de estudios, previsiones y estimaciones y del aporte de su experiencia laboral, sirviendo como guía a los socios o promotores en los pasos de creación, puesta en marcha y consolidación. En muchas ocasiones se pasa del papel generador de ideas y estudios a ejecutor de éstos para acompañar de manera eficaz el desarrollo de las mismas.

El campo del consultor es extenso y variado tales como: planes de viabilidad o de negocios, estudios económico- financieros, creación y constitución de sociedades, intermediación de negocios, consultoría de gestión, operaciones societarias, planes para solventar crisis empresariales, la sucesión de la empresa familiar o el consulting técnico puro, son algunos de los ejemplos del catálogo de servicios de un consultor.

Pero por qué contratar un consultor?, veamos algunos criterios.

- Los consultores se convierten en miembros temporales de su equipo de trabajo, le dan profundidad mientras se requieran, traen ideas frescas, transfieren tecnología y permiten adicionalmente mantener una nómina baja y gastos controlados teniendo en cuenta que sus servicios generan gastos planificados y que darán un resultado.

- En las empresas las tomas de decisiones y medidas de gran impacto son frecuentes y en muchas oportunidades se requiere ponerse a pensar, analizar pros y contras y tener el conocimiento y la parcialidad para realizarlo, pero es muy difícil tener que ser juez y parte y es allí en donde el consultor se convierte en una herramienta importante para tal fin.

- El consultor suele ser una persona experta, con los estudios adecuados, con experiencia acreditada, que sabrá comprender las situaciones y problemas de las empresas y pueda dar lineamientos claros para poder superarlos.

- Los consultores traen con ellos talento especializado. Este talento altamente especializado puede ser contratado para resolver un problema en particular, definir una oportunidad particular o concretar una idea específica.

- Un consultor le puede aconsejar antes de emprender inversiones, constitución de sociedades, inicio o ampliación de nuevos negocios, empleando herramientas como un plan de negocios, estudios de mercadeo, análisis de flujo de caja y todas aquellas herramientas que le permita visualizar su negocio en corto mediano y largo plazo.

- El Consultor de empresas se puede encargar, también, de aspectos tales como convocar y coordinar reuniones de socios o posibles socios, ayudar en su búsqueda, hacer gestiones ante Organismos oficiales, informarle sobre subvenciones que puedan afectar a su proyecto y tramitárselas, planificar los pasos a dar, hacer los estudios económicos o de viabilidad o planes de negocios para presentar ante Instituciones Financieras o socios potenciales, estar a su lado en toda clase de negociaciones y un sinfín más de servicios posibles. Un consultor no es mas que un aliado estratégico profesional.

- Es imprescindible la ayuda del Consultor en situaciones de crisis o de problemas económicos y financieros. Toda la variante que va desde simples problemas de tesorería y dificultades puntuales hasta situaciones de suspensión de pagos o quiebras, son objeto del trabajo de Consultores de empresas con experiencia. En muchas ocasiones serán, o tendrán en su plantilla, expertos en cuestiones concursales.

El contratar un consultor le requerirá previamente de analizar con sus socios y equipo de trabajo las debilidades de la organización, las tareas específicas a desarrollar por parte del consultor y los pros y contras que esto le implique.

Al tomar la decisión de contratar una consultoría se deberá realizar un trabajo previos con su equipo de trabajo y al interior de las altas directivas de la necesidad de acatar las sugerencias y determinaciones del consultor ya que él vendrá a poner las cartas sobre la mesa para detectar debilidades y sobre todo oportunidades de mejora, lo cual en muchas oportunidades genera molestias a nivel directivo y operativo. Es importante interiorizar que el consultor es un elemento de ayuda que aportará en la mejora continua de los procesos y que él tiene la ventaja de tener una visión imparcial de su negocio.

REDACCION: Ing. German Medina

NOTA EDITORIAL SOBRE EL OUTSOURCING

OUTSOURCING: Palabra inglesa que traducida al Español quiere decir Subcontratación, también se le conoce como Tercerización o Externalización. Por subcontratación se define la gestión o ejecución diaria de una función empresarial por un proveedor externo de servicios. La empresa subcontratante deberá transferir parte del control administrativo y operacional a la empresa subcontratada, de modo que ésta pueda realizar su trabajo apartada de la relación normal de la empresa subcontratante y sus clientes. (Tomado de Wikipedia)

Llevando a la práctica esta teoría se considera el outsourcing como la contratación de empresas especializadas en campos específicos que no sean los relacionados con la ejecución del objeto social de la compañía, pero que fortalecen áreas orgánicas que son fundamentales en el apoyo a las actividades principales de la empresa contratante. La empresa puede contratar servicios en escalas de asignación de recursos, es decir, se puede contratar un servicio tercerizado en donde se suministre personal únicamente, o se pueda contratar el servicio con el suministro de algunos recursos o la totalidad de los recursos para ejecutar la labor contratada.

En cualquiera de los casos es importante resaltar la necesidad de operar dentro de las instalaciones del cliente, ya que es fundamental establecer canales de comunicación directos que ofrezcan oportunidad de respuesta alta y empoderar a los ejecutores directos del servicio subcontratado de las necesidades de la empresa contratante, en palabras del argot popular hay que hacer que los ejecutores del outsourcing se pongan la camiseta de la empresa contratante.

Dentro del panorama nacional existen empresas en diferentes campos que ofrecen servicio outsourcing en áreas como Recursos Humanos, Administración, Logística, Mantenimiento de instalaciones, gestión informática, marketing, gestión comercial, servicio al cliente. A pesar de que el outsourcing ya se ha implementado a nivel mundial hace muchos años y de la diversidad de servicios por tercerizar, la empresa Colombiana aún no ha dado el paso definitivo a brindar confianza a las empresas outsourcing, ya que en mucha oportunidades se le ve como una amenaza a reemplazar cargos administrativos y operativos, que como un aliado de negocio que permita fortalecer su crecimiento.
Un primer concepto para la tercerización de procesos se dio basado en la teoría de la disminución de costos administrativos meramente, con el tiempo se ha demostrado que el seguir bajo ese parámetro de medida del outsourcing lleva consigo una “carnicería” de precios entre las empresas outsourcing llevando inevitablemente a la baja calidad de los servicios prestado. En la actualidad y en función a la globalización, las empresas se están dando cuenta que el outsourcing mas que una alternativa de reducción de costos es una herramienta de negocio que fortalece la calidad del producto, por lo tanto los parámetros de selección de empresas outsourcing se está ampliando a conceptos de servicio, capacidad de respuesta, valores agregados, calidad del servicio prestado y precio.
Un concepto que se debe romper en la ejecución de los servicios subcontratados en Colombia es que la empresa contratante siga administrando de manera directa éstos servicios, es necesario permitir un desarrollo en la administración y ejecución de servicios subcontratados a las empresas outsourcing y encaminar el control a los resultados por medio de indicadores de gestión teniendo siempre un interlocutor que haga las veces de interventor y canal de comunicación.
PROS Y CONTRAS DEL OUTSOURCING
Contras
- La ejecución de labores subcontratadas son realizadas por personal que no es de nómina directa de la empresa contratante, lo cual conlleva a que no se tenga un sentido de pertenencia amplio por cuenta de estos empleados.
- Por lo general se contrata al trabajador con “contratos de obra” permitiendo a las empresas outsourcing abusar de este tipo de contrato empleándolo en mucha oportunidades como escusa para despedir trabajadores, esto conlleva a la retirada de trabajadores tras empleos que les ofrezcan mayor estabilidad laboral, con una consecuencia clara en la ejecución del servicio por la poca especialización del personal en las labores subcontratadas.
- Se genera incertidumbre en el manejo confidencial de la información, y se ve como un riesgo contratar empresas outsourcing que trabajen con la competencia.
- En la mayoría de los casos la subcontratación no eliminan puestos de trabajo, pero hace mucho menos atractivos los puestos de trabajo que han sido tercerizados y en muchas oportunidades se desmejora el nivel académico y de experiencia del ejecutor.
Pros
- La subcontratación de servicio permite a la empresa enfocar sus recursos al mejoramiento de los procesos productivos que impactan directamente el producto o servicio, propendiendo con ello a mejorar su calidad, desarrollar permanentemente su producto o servicio y buscar oportunidades de reducción de costos de producción.
- Se mejoran los procesos subcontratados toda vez que las empresas outsourcing son especialistas y en su labor propia están propendiendo en mejores procedimientos y en la transferencia tecnológica por estar desarrollándose en diferentes ámbitos empresariales.
- La ejecución de labores subcontratadas siempre exigirán a las empresas outsourcing a establecer sistemas de gestión que aseguren la satisfacción del cliente.
- Se mejora la oportunidad de respuesta en función al soporte administrativo de las empresas outsourcing al personal asignado en la ejecución de los servicios subcontratados.
- Por escala de negocio los servicios subcontratados en la mayoría de los casos son más económicos que ejecutarlos directamente.
Las empresas outsourcing obtendrán un desarrollo sostenible y posicionamiento en el mercado en la medida que reduzcan o desaparezcan los contras y fortalezcan los pros de la subcontratación.

REGLAS PARA LA IMPLEMENTACION DE UN SERVICIO OUTSOURCING
1. Los directivos de las empresas deberán establecer los servicios que consideren pueden ser tercerizables y el impacto sobre su equipo de trabajo.
2. Definir los objetivos económicos (ahorros) de negocio (competitividad) y tecnológicos (eficiencias) que se persiguen mediante la externalización. Definir de manera específica el alcance del servicio.
3. Establecer una plataforma para licitación de los procesos a tercerizar teniendo como parámetros a medir en las empresas cotizantes la experiencia, capacidad financiera, desarrollo tecnológico, capacidad de infraestructura, propuesta técnica para el desarrollo del servicio, costos del servicio y como un preponderante diferenciador la capacidad de respuesta y el servicio al cliente, medido en indicadores de servicio.
4. No establecer un precio a los proveedores, es necesario permitir que el proveedor proponga el costo, siempre en función al cumplimiento del alcance propuesto.
5. Una regla primordial en la ejecución del outsourcing es mantener un control del mismo, por lo tanto se deberá tener en cuenta el costo que esto genere a la empresa contratante.
6. Establecer un tiempo de ejecución del servicio outsourcing en función a la implementación, desarrollo y consolidación del servicio. Por lo general la subcontratación de servicios genera etapas de desarrollo que hay que planear.
7. Establecer mecanismos de análisis de las ofertas presentadas por los proveedores que permitan seleccionar el proveedor más adecuado, dado que este influenciará de manera directa o indirecta en el producto final. Para esta determinación es necesario tomarse el tiempo conveniente.
8. Se deben establecer los riesgos del outsourcing y en base a ello establecer acuerdos de servicios y garantías por incumplimiento. Igualmente se pueden establecer estímulos por cumplimiento de metas.
9. Establecer el personal o entidad al interior de la organización para la administración y supervisión del outsourcing. Es importante que se establezcan reglas de juego claras encaminadas a que la empresa outsourcing desarrolle sus actividades mostrando siempre su gestión con indicadores y cumplimiento de acuerdos de servicio. Es importante tener mucha claridad en el aspecto relacionado con la administración y supervisión la cual se debe encaminar a un control de cumplimiento más que un control directo de la operativa y del personal, esto vicia el outsourcing.
10. Establecer un contrato de servicios u oferta mercantil que permita de manera legal establecer el alcance del servicio, tiempo de ejecución, costo del servicio, indicadores de gestión, niveles de servicio, pólizas de cumplimiento y todos los aspectos relevantes en la subcontratación.
REDACCION: Ing. Germán Medina